Bereits in kleineren Systemen ab 20 Partnern ist die Einführung eines Print-Newsletters als Führungsinstrument sinnvoll. Professionell erstellt, dient er dem glaubwürdigen Transport von unternehmerischen Entscheidungen und von Prozessen im System. Strategisch aufbereitete Informationen leisten dabei einen wertvollen Beitrag zur Partner- bzw. Franchise-Betreuung. Ein Newsletter bietet die Möglichkeit, Schulungs- oder Handbuchinhalte in verkürzter Form wiederzugeben. Er kann über Innovationen im System und die Arbeit der Systemzentrale aufklären. Er informiert die Partner über Branchenneuigkeiten, Studien oder Gesetzesänderungen. Er kann aber auch dazu dienen, neue Partner und neue Standorte vorzustellen, um das Systemwachstum und damit den Erfolg des Konzepts zu dokumentieren. Ziel ist es stets, den Informationsfluss zwischen Zentrale und Partner regelmäßig sicherzustellen. Als Führungsinstrument eingesetzt, sollte der Newsletter: • aktive, vorausschauende Informationen vermitteln (z.B. Systeminnovationen),
• über die Aktivitäten in der Zentrale/im Unternehmen aufklären (z.B. Werbung),
• Fach- und Marktwissen vermitteln (z.B. Systemstandards/Kundenbindung) sowie
• das „Wir"-Gefühl stärken (z.B. Vorstellung neuer Partner). Die fünf Erfolgsfaktoren 1. Konzept:
Klares Gerüst schaffen! Bevor ein Newsletter mit Inhalten gefüllt wird, sollten neben den Verantwortlichkeiten (Wer trägt die Gesamtverantwortung für den Newsletter? Wer ist für die Freigaben zuständig? Wer ist redaktionell beteiligt? Wer liefert die themenspezifischen Informationen - als fertige Beiträge oder Stichworte? Wer hat die Verantwortung für Bild/Graphik? Wer ist für die Aussendung zuständig? etc.) die Form festgelegt werden. Hierbei muss entschieden werden, in welchem Rhythmus der Newsletter erscheint, in welchem Format (Print oder elektronisch) und wie die Themenaufbereitung erfolgen soll, z. B. feststehende Rubriken oder ein Leitthema pro Ausgabe. 2. Themen:
Der Inhalt zählt! Ein Newsletter ist kein tagesaktuelles Medium, sondern vermittelt strategisch aufbereitete Informationen. Dies gilt es bei Auswahl der Themen zu berücksichtigen. Oft können zumindest die Kernthemen im Voraus für das gesamte Jahr festgelegt werden. Stehen die Themen fest, werden die entsprechenden Botschaften festgelegt. Welche Aussagen werden zu dem jeweiligen Thema getroffen? Was soll das Thema konkret beim Partner auslösen? 3. Darstellung:
Texte mit Leben füllen! Auch trockene Themen können spritzig aufbereitet werden - Praxisbeispiele und Statements von Partner lockern die Texte auf und erhöhen zudem die Glaubwürdigkeit der Botschaften. Wichtig: Die Franchise-Partner mit Praxisbezug da abzuholen, wo sie sich im Arbeitsalltag befinden. Nicht der erhobene Zeigefinger sollte zum Ausdruck kommen, sondern vielmehr das Wie und das Warum erklären. 4. Sprache:
Versteh nix - lese nix! Der Sprachstil, in der ein Newsletter verfasst wird, entscheidet schnell über seinen Erfolg oder Misserfolg. Je verständlicher und einfacher der Text zu lesen ist, desto mehr kommt beim Leser an und motiviert zur Umsetzung. Auf Umgangssprache sollte allerdings gänzlich verzichtet werden. Das ist kein Aushängeschild für die Zentrale, die auch in der Sprache ihre Professionalität widerspiegelt. 5. Layout:
Appetit zum Lesen machen! Layout und graphische Aufbereitung funktionieren als „Appetizer" und leiten das Auge auch visuell durch die Themen. Bildwelten werden gezielt eingesetzt, um das jeweilige Thema des Beitrags zu transportieren. Gleichzeitig sollte das Layout der Corporate Identity des Unternehmens folgen und die Markenkommunikation unterstützen. Elektronisch oder per Post?
Das ist eine viel diskutierte Frage. Beide Arten haben ihre Vor- und Nachteile: Bei der Versendung per E-Mail entfallen entsprechend die Druck- und Belichtungskosten. (Vorsicht: Nicht jedes Layout ist für den elektronischen Newsletter geeignet). Voraussetzung ist, dass alle Partner einen PC haben und diesen auch nutzen. Die Papierform kann für die Partner eine größere Wertigkeit besitzen und erzeugt eine größere Aufmerksamkeit.
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