Mit System zum System…oder: Wie organisiert man den Aufbau einer Systemzentrale?

„Die Geschäftsidee steht, der Pilotbetrieb wirft Gewinne ab. Jetzt fehlt nur noch eine Systemzentrale, dann ist der Erfolg nicht mehr aufzuhalten..."; so - oder zumindest so ähnlich - scheinen viele Unternehmer mit dem Thema Multiplikation ihrer Geschäftsidee umzugehen. Dabei wird gerne übersehen, dass der Aufbau einer Systemzentrale eine völlig neue Dimension der Unternehmerleistung bedeutet.

Die Entwicklung einer Geschäftsidee und ihre Umsetzung in einem Pilotbetrieb ist für die meisten expansionsfreudigen Unternehmer eine positiv besetzte Herausforderung. Hier sind Fach- und Branchenkenntnisse zwingend erforderlich, betriebswirtschaftliche Erfahrungen und unternehmerisches Geschick helfen ebenfalls in der frühen Phase eines Systemaufbaus.

Danach beginnt aber der „steinige" Organisationsaufbau bis in die Details, denn: Wer in der frühen Phase Fehler nicht konsequent ausmerzt, sondern diese mit einem „Schnellschuss" multipliziert, hat später kaum noch Chancen, alle Qualitätsmängel sauber und vor allen Dingen einheitlich zu korrigieren.

Ein strukturierter Organisationsaufbau hilft, Fehler zu vermeiden
Wie sieht nun der ideale Weg zu einer funktionierenden Systemzentrale aus? Zunächst sollte natürlich neben dem in der Praxis erprobten Pilotbetrieb auch bereits die Entscheidung für Franchise als Multiplikationsform gefallen sein. (Das klingt simpel, aber viel zu oft wird bereits an der Systemzentrale gearbeitet, bevor überhaupt alle Alternativen geprüft sind.) Danach wird ein Projektteam zusammengestellt, dessen Aufgabe der konkrete Aufbau der Systemzentrale ist. Folgende Merkmale zeichnen ein kompetentes Team aus:

• Klare, schriftlich formulierte Ziele und Teilziele des Projektes (Budget, Zeitplan, Qualität, Ressourcen) sind allen Teammitgliedern bekannt,
• Personal-, Termin- und Budgetverantwortungen sind eindeutig geregelt,
• Befugnisse innerhalb des Teams und gegenüber externen Mitarbeitern sind klar geregelt (z.B. Weisungs-, Entscheidungs-, Auswahl-, Kontroll-befugnisse).

Das Projektteam wird dann in zwei Hauptbereichen die Projektziele realisieren:

a) Die in dem Pilotbetrieb gesammelten Erkenntnisse werden multiplikationsfähig dokumentiert. In den Bereichen, in denen Erkenntnislücken vorhanden sind, werden diese gemeinsam geschlossen. So entsteht die „Blaupause" des idealen (Franchise-) Outlets.
b) Die zentralen Funktionsbereiche der Systemzentrale (Administration, Handelsorganisation, Informationszentrale, Entwicklung sowie die Gewinnung und Betreuung von Franchise-Partnern) werden Zug um Zug aufgebaut. Die Arbeitsprozesse werden zunächst mit dem Pilotbetrieb, später mit den ersten Franchise-Partnern optimiert.

Kostenoptimale Umsetzung bei hoher Realisierungsgeschwindigkeit
Die Projektarbeit wird idealerweise von Arbeitsgruppen umgesetzt. Dabei übernimmt ein Projekt-Koordinator die Abstimmung der Arbeitsergebnisse unter den Gruppen und organisiert bei Engpässen oder Interessenkollisionen einen sinnvollen Lösungsansatz.

Regelmäßige Teamsitzungen und eine penible Projektdokumentation geben dem Unternehmer stets einen guten Überblick über den Fortgang des Projektes.

Die bei Peckert Markenfranchise gesammelten Erfahrungen lassen eindeutig den Schluss zu, dass eine professionelle Projektbetreuung weder die Systemkosten noch die Umsetzungszeit nachteilig beeinflusst. Zeit und Finanzmittel, die zu Beginn des Projektes in eine saubere Projektorganisation investiert werden, ermöglichen später eine kostenoptimale Umsetzung bei hoher Realisierungsgeschwindigkeit. Dabei können die Projektteams bei Bedarf sowohl auf spezielle Organisationssoftware als auch auf erfahrene Projekt-Koordinatoren der Peckert Gruppe zurückgreifen.

Weitere Informationen unter Systemzentralen aufbauen.